Yapay Zeka Entegrasyonu Kaç Hafta Sürer?

Gebze'de bir makine parçaları üreticisinin operasyon müdürü, müşteri hizmetleri ekibine gelen tekrarlayan soruları bir yapay zeka sohbet botuyla otomatikleştirmek istiyordu. Teklif sürecinin başında ekip, projenin üç haftada biteceğini düşünmüştü. Sistemin canlıya alınması gerçekte iki aydan uzun sürdü. Aradaki fark botun kendisinden değil, botun besleneceği verinin nerede ve ne durumda olduğundan kaynaklanıyordu.

Belirti: entegrasyon basit görünüyor ama ilerlemiyor

Firma ilk toplantıda net bir talep getirmişti: web sitesine ve WhatsApp hattına bağlı, sipariş durumu ve ürün stoğu hakkında soruları yanıtlayan bir asistan. Teknik olarak böyle bir sohbet botunun kurulumu birkaç haftalık bir iştir. Ancak proje başladıktan sonra ilerleme beklenenden yavaş seyretti. Her toplantıda yeni bir soru çıkıyordu: stok verisi hangi sistemde tutuluyor, bu sisteme dışarıdan erişim var mı, müşteri bilgileri hangi formatta saklanıyor.

Zaman kaybı kod yazmakta değil, bu soruların cevabını bulmakta yaşanıyordu. Operasyon müdürü, stok verisinin muhasebe yazılımında, sipariş verisinin ise ayrı bir e-ticaret panelinde tutulduğunu ancak üçüncü haftada netleştirebildi.

Kök neden genelde entegrasyonda değil, veri sahipliğinde saklı

Bu projede asıl gecikme sebebi, hangi verinin kimde olduğunun baştan belli olmamasıydı. Yapay zeka çözümleri kendi başına bilgi üretmez, kendisine bağlanan kaynaklardan beslenir. Stok bilgisi bir ERP yazılımında, müşteri geçmişi bir CRM'de, sipariş durumu ayrı bir panelde dağınık durduğunda, bot kurulmadan önce bu kaynakların birbiriyle konuşacak şekilde hazırlanması gerekir.

Firmanın kadrosunda IT sorumlusu olmadığı için bu veri haritasını çıkarmak dışarıdan bir göz gerektirdi. Muhasebe yazılımının API'si, yani dışarıdan veri çekmeye izin veren arayüzü, olup olmadığı ve varsa hangi yetkiyle erişilebileceği gibi sorular proje başlamadan netleşmemişti. Bu da planlanan sürenin neredeyse iki katına çıkmasına yol açtı.

Neyin denendiği ve neden yetmediği

İlk aşamada ekip, mevcut verileri manuel bir Excel dosyasına aktarıp botu bu dosyadan beslemeyi denedi. Hızlı bir çözüm gibi görünüyordu çünkü sistem entegrasyonunu beklemeden test edilebiliyordu. Ancak stok günde birkaç kez değiştiği için dosya kısa sürede güncelliğini yitirdi ve bot müşterilere yanlış stok bilgisi vermeye başladı.

Bu deneme tamamen boşa gitmedi. Hangi soruların sık sorulduğunu ve botun hangi tonda cevap vermesi gerektiğini test etmeye yaradı. Ama gösterdiği şey şuydu: geçici veri çözümleri canlı ortamda güven kaybına yol açıyor. Firma bu noktada doğrudan sistem entegrasyonuna geçme kararı aldı.

İşleyen çözüm: entegrasyon öncesi altyapı denetimi

Projenin gerçek ilerlemesi, kodlamadan önce yapılan bir altyapı denetimiyle başladı. Bu denetimde üç şey netleştirildi: hangi sistemlerin API'si var, hangi veriler gerçek zamanlı güncellenmek zorunda, hangi veriler günlük senkronizasyonla yeterli olur. Muhasebe yazılımının API desteği olduğu ama varsayılan olarak kapalı geldiği ortaya çıktı; yazılım sağlayıcısıyla ayrı bir görüşme gerekti.

Bu netleşmeden sonra entegrasyon kendisi nispeten hızlı ilerledi. Bot, stok verisini API üzerinden gerçek zamanlı çekecek, sipariş durumunu ise günde birkaç kez senkronize edilen bir ara tabloya bakarak cevaplayacak şekilde tasarlandı. Bu ayrım hem performansı korudu hem de her sorguda ağır bir sisteme gereksiz yük bindirmedi. Biz SUNS Tech olarak yapay zeka çözümleri kapsamında değerlendirdiğimiz projelerde benzer kararlarla sık karşılaşıyoruz; gecikmelerin çoğu tam olarak bu veri kaynağı tespiti aşamasında yaşanıyor.

Tipik süre dağılımı ve neyin neyi uzattığı

Bu firmanın projesinde toplam süre yaklaşık dokuz haftaya çıktı: keşif ve altyapı denetimi üç hafta, entegrasyon ve geliştirme dört hafta, test ve canlıya alma iki hafta sürdü. Hazır ve erişilebilir API'si olan sistemlerle çalışılan projelerde bu süre üç ila beş haftaya kadar inebiliyor. Altyapı dağınık olduğunda veya üçüncü taraf yazılım sağlayıcılarının onayı gerektiğinde süre sekiz haftayı geçebiliyor.

Burada bir denge var. Hızlı başlamak isteyen firma, mevcut sistemi olduğu gibi kullanmayı tercih edip API açma sürecini atlayabilir; bu durumda bot daha sınırlı bilgiyle çalışır ama hazır olma süresi kısalır. Sistemi API'ye açmak ise süreyi uzatır, buna karşılık botun cevapları daha güncel ve güvenilir olur. Hangi tarafı seçeceğiniz büyük ölçüde müşterinize ne kadar doğru bilgi vermeniz gerektiğine bağlı.

Başlamadan önce hazır olması gereken altyapı

Bu projeden çıkan en net ders şuydu: teknik ekip devreye girmeden önce firma tarafının üç şeyi netleştirmesi gerekiyor. Hangi veri kaynaklarının kullanılacağı, bu kaynaklara kimin erişim yetkisi verebileceği ve verinin ne sıklıkla güncellenmesi gerektiği. Bu üç soru cevaplanmadan verilen süre tahminleri gerçekçi olmuyor.

Pratikte kontrol edilmesi gereken noktalar şöyle sıralanabilir:

• Kullanılacak sistemin (ERP, CRM, e-ticaret paneli, muhasebe yazılımı) API desteği olup olmadığı ve bu desteğin varsayılan olarak açık mı yoksa ayrıca etkinleştirilmesi mi gerektiği.

• Verilere erişim için gereken yetkilendirmenin kimde olduğu ve onay sürecinin ne kadar süreceği.

• Müşteri veya personel verisi içeren bir entegrasyonsa, bu verinin hangi amaçla işleneceği ve kimlerle paylaşılacağı netleşmiş olmalı.

• Botun hangi kanaldan, web sitesi, WhatsApp veya mobil uygulama üzerinden, erişilebilir olacağı ve bu kanalın teknik gereksinimleri belli olmalı.

Bu liste tamamlanmadan projeye başlamak, verilen tahmini süreyi anlamsız kılar. Keşif aşamasına yeterince zaman ayırmayan projelerde gecikme sonradan "geliştirme yavaş gidiyor" diye algılanır. Oysa asıl sorun, geliştirme öncesinde çözülmemiş veri sorularıdır.

Bu tür projelerde kapsamın nasıl belirlendiğini görmek isterseniz yönetim paneli projelerinde kapsam belirleme yazımız benzer bir mantığı farklı bir proje türü üzerinden anlatıyor. Benzer kapsamdaki çalışmaların nasıl ilerlediğini görmek isterseniz portfolyomuza göz atabilirsiniz.

Kendi altyapınızın yapay zeka entegrasyonuna ne kadar hazır olduğunu netleştirmek isterseniz, ihtiyacınızı bize iletebilirsiniz. Önce sistemlerinizi birlikte değerlendirip gerçekçi bir süre ve kapsam çıkarırız; bunun için teklif al sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz.